Comment faire un compte rendu de formation ?

Vous allez à une formation et vous voulez vous assurer que vos collègues qui ne peuvent pas y assister en bénéficient tout de même. Vous avez prévu une formation mais ne savez pas comment faire passer le mot. Ou peut-être voulez-vous simplement vous assurer de ne pas oublier tout ce que vous avez appris en une journée bien remplie. L’option la plus simple consiste à tenir des registres financiers. Vous pouvez l’enregistrer pour référence future, le partager avec des collègues ou même le faire circuler comme amorce de conversation. Cependant, une certaine procédure doit être suivie pour s’assurer que vos états financiers répondent à l’objectif visé. Ici, nous vous guiderons tout au long du processus, du choix d’une structure à l’explication de la méthodologie à utiliser.

Que faut-il retenir ?

Cela peut surprendre, mais la première chose que vous devez faire est de choisir la structure ultime pour votre récit des événements : exhaustive, synthétique ou flash. En fait, votre approche variera selon que vous ayez besoin de créer un document d’une page ou de vingt pages.

Le but de l’état financier et la ou les personnes à qui il sera présenté déterminent le format que vous choisirez. Vous pouvez choisir d’aller plus loin dans la communication de votre formation aux étudiants potentiels que de simplement décrire votre programme en offrant du contenu aux lecteurs intéressés. C’est un plan très intelligent. Cependant, il est recommandé d’utiliser une structure simplifiée de trois pages maximum pour l’ensemble de la formation dans ce cas. De cette façon, vous pourrez fournir à votre lecteur un résumé de qualité qui inspire le désir sans le submerger d’informations inutiles.

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Votre rapport servira de formateur s’il est suffisamment complet pour permettre aux autres qui n’ont pas pu assister à la formation en personne de profiter de ce qu’ils ont manqué. Il doit donc être précis et ne laisser aucune place à l’incompréhension. Si vous ne gardez une trace que pour vous rappeler ce que vous avez appris plus tard, un bref résumé sélectif fera l’affaire.

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Comment le rédiger ?

Synthétiser votre formation si vous êtes le formateur. Mettez les informations les plus critiques au premier plan en référençant quelques sources tout en évitant une profondeur inutile. Vous pouvez encadrer les données que vous fournissez autour des questions les plus courantes relevées au cours de vos sessions et fournir un ou deux exemples de la manière dont la formation a été mise à profit.

Vous devriez prendre des notes si vous êtes prêt à le faire :

  • Si vous préparez un rapport pour d’autres personnes, assurez-vous qu’il est complet et impartial. Tous les détails cruciaux doivent être répétés objectivement une fois de plus. Revoyez les données clés et les arguments les plus convaincants. Portez une attention particulière aux questions et réponses de vos partenaires de formation ; vos collègues peuvent avoir des questions similaires.
  • pointilleux et annoté si cela vous est destiné : vous pouvez inclure dans vos notes des éléments que vous connaissez déjà, mais ne vous enlisez pas. Concentrez-vous simplement sur les nouvelles informations et essayez de vous en souvenir autant que possible. Vous pouvez ajouter des commentaires et les renvoyer à votre expérience, laissant une trace plus précise lorsque vous passez en revue vos notes et votre évaluation finale à une date ultérieure.
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Dans tous les cas, faites attention à ces choses :

  • Veuillez lire et comprendre avant de prendre des notes ; n’ entassez pas tout ce qui est dit sur une seule page. Plutôt que d’avoir une grande quantité de notes incompréhensibles, il vaut mieux attendre d’avoir bien compris puis noter quelques mots clés qui vous aideront à retenir ce qui a été dit.
  • empruntant aux sources (sites web, livres, auteurs, autorités). Ils vous permettront d’approfondir votre analyse, voire de revérifier que vous avez parfaitement intériorisé un concept de formation.

Si vous avez besoin de former d’autres personnes plus tard, documentez la formation du mieux que vous pouvez afin de pouvoir compiler un rapport complet et précis plus tard. Prendre de bonnes notes peut vous aider à vous souvenir de ce qui a été discuté lors d’une réunion, même si vous n’avez pas pu y assister en personne. Cela est particulièrement vrai si le formateur de la réunion répète plusieurs fois un point crucial et vous donne le temps de le recopier.

De plus, à la fin de la session, vous pouvez collecter les adresses e-mail de vos partenaires de formation afin d’obtenir leurs notes ultérieurement. Ceux-ci vous permettront de revérifier votre compréhension, de combler les lacunes dans votre prise de notes et de vous donner accès à d’autres perspectives pour vous aider à rester objectif.

Mettez-vous à la place de votre public, qu’il s’agisse d’un collègue, d’un client potentiel ou même de vous-même. Non seulement déterminera-t-il la structure ultime du document, mais également le type de travail que vous devez entreprendre. Les lecteurs du rapport de responsabilisation peuvent être incités à assister à une séance de formation en fournissant suffisamment d’informations sans entrer dans une profondeur excessive.

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